Eine Überweisung, mehrere Rechnungen. Wählen Sie die Buchung und
tragen Sie ein, wie viel davon auf welche Rechnung gehört. Was übrig bleibt,
steht unten — und zwar solange, bis es null ist.
Teilzahlung erfassen
Wählen Sie die Buchung, aus der diese Zahlung stammt — dann steht später
nachvollziehbar da, woher das Geld kam. Betrag und Datum werden dabei
übernommen.
Mahnung erstellen
Text lässt sich anpassen — wird beim Erstellen automatisch im Verlauf gespeichert. "Als Bild erstellen" ist der zuverlässige Weg in dieser Vorschau (unten lange gedrückt halten zum Speichern). PDF-Download und E-Mail-Öffnen funktionieren in dieser Vorschau-Umgebung nicht zuverlässig (keine Fehler im Programm) — nach dem Umzug auf einen eigenen Server sollten sie normal funktionieren.
„Direkt verschicken" geht über den Server und prüft dabei, ob eine Einwilligung für den E-Mail-Versand vorliegt. „Per E-Mail öffnen" übergibt den Text unverändert an dein Mailprogramm — dort liegt die Verantwortung dann bei dir.
👆 Bild oben lange gedrückt halten → "Zu Fotos hinzufügen" oder "Teilen" — das ist eine normale iPhone-Funktion, funktioniert unabhängig von dieser Vorschau.
RCDisi auf dem Telefon
Sie brauchen keine App aus dem Store. Beide Systeme können diese Seite als Symbol auf den Startbildschirm legen — danach startet sie ohne Adresszeile, mit eigenem Symbol, wie eine App. Kamera und Hochladen funktionieren genauso.
Ihr Browser kann das direkt — ein Klick genügt.
iPhone und iPad (Safari)
Diese Seite in Safari öffnen — mit Chrome auf dem iPhone geht es nicht.
Unten in der Mitte auf das Teilen-Symbol tippen (Viereck mit Pfeil nach oben).
In der Liste nach unten wischen und „Zum Home-Bildschirm" wählen.
Namen bestätigen, oben rechts auf Hinzufügen.
Android (Chrome)
Diese Seite in Chrome öffnen.
Oben rechts auf die drei Punkte tippen.
„Zum Startbildschirm hinzufügen" wählen (je nach Fassung auch „App installieren").
Mit Hinzufügen bestätigen.
Für Ihre Kunden gilt derselbe Weg: Sie können ihnen die Adresse des Kundenzugangs schicken, und sie legen sie sich genauso auf den Startbildschirm.
Kurzanleitung — RCDisi
So ist das Programm als Admin gedacht.
🧭 Navigation
Oben in der Leiste gibt's mehr Reiter, als auf einmal passen — nach rechts wischen zeigt weitere. Schneller geht's über den Button "☰ Alle Bereiche" oben im Kopfbereich: zeigt alle Bereiche auf einmal mit kurzer Erklärung, ein Antippen springt direkt dorthin.
1. Admin einrichten
Beim allerersten Öffnen legst du deinen Admin-Zugang an. Notiere den Wiederherstellungscode — ohne ihn kommt niemand mehr rein, falls das Passwort vergessen wird.
2. Bankkonten anlegen
Unter Verwaltung → Bankkonten mindestens ein Konto mit Namen (und optional IBAN) anlegen, sonst lassen sich später keine Kontoauszüge zuordnen. Mehrere Konten oder Unterkonten: je Konto ein Eintrag; ein Tagesgeld oder Sparkonto bekommt den Haken „Nur Statistik (Tagesgeld, Sparkonto)“.
3. SEPA-Mandate & Rechnungen erfassen
Im Tab "Rechnungen" oben zwischen SEPA, Kunden-, Unternehmens- und Direktabrechnungen wählen, Foto/PDF hochladen, erkannte Felder prüfen, speichern. Am schnellsten geht's über den runden "+"-Button unten rechts: erst sagen, was es ist (Rechnung, Vertrag, SEPA-Mandat, Sonstiges oder Kontoauszug), dann neu anlegen lassen oder einfach ablegen — wie am Handy. Weiß man es nicht, schlägt er die Art vor.
4. Kontoauszüge hochladen
Im Reiter „Bank" → 📄 Kontoauszüge: am besten „⭐ Bankdatei einlesen (camt) — empfohlen“ mit der Datei aus dem Online-Banking (MT940, CSV und PDF gehen auch) — oder die Bank einmal im Kasten „Bankabruf“ verbinden. RCDisi gleicht automatisch ab, was bezahlt wurde und was fehlt. Doppelt einlesen schadet nicht: Dieselbe Buchung erkennt RCDisi, die genauere Quelle gewinnt, und was schon zugeordnet ist, bleibt.
5. Suche nutzen
Name, Kundennummer oder Rechnungsnummer eingeben — zeigt sofort SEPA-Status und alle Rechnungen dieser Person, mit Summen und Historie.
6. Mitarbeiter einrichten
Unter Personal → „👤 Mitarbeiter anlegen“ (oder Verwaltung → Team). Sie können standardmäßig nur kontrollieren (keine Kontoauszüge sehen, nichts hochladen) — Kontozugriff zum Ansehen kann pro Mitarbeiter gezielt freigegeben werden.
7. Mahnwesen nutzen
Im Tab "Mahnungen": offene Kundenrechnungen und SEPA-Raten mit Restbetrag erscheinen dort automatisch. "Mahnung erstellen" erzeugt einen Brief und speichert ihn direkt an der Akte — das geht auch manuell für Fälle ohne gespeicherte Rechnung. Mahnungen wieder entfernen oder anpassen kann nur der Admin.
8. Kundenzugang einrichten
Im gleichnamigen Tab: Name und Kundennummer eintragen, dann bekommt der Kunde einen Zugangscode und sieht nur seine eigenen Rechnungen samt Fälligkeit und Mahnstatus — sonst nichts. Der Zugang gilt überall, auch auf dem Handy.
Sicherung: eine Kopie außer Haus
Der Server sichert Ihre Daten jede Nacht automatisch — dafür müssen Sie nichts tun. Was Sie tun sollten: unter Verwaltung → Datensicherung etwa einmal im Monat eine Kopie herunterladen und außerhalb aufbewahren. Eine Sicherung, die auf demselben Server liegt wie die Daten, hilft nicht gegen den Ausfall dieses Servers.
Kurz erklärt, was du als Mitarbeiter machen kannst.
🧭 Navigation
Oben passen nicht alle Reiter auf einmal hin — Button "☰ Alle Bereiche" im Kopfbereich zeigt alle Bereiche mit kurzer Erklärung, antippen springt direkt dorthin.
1. Suche nutzen
Im Tab "Suche" Name, Kundennummer oder Rechnungsnummer eingeben — zeigt sofort, ob ein SEPA-Mandat hinterlegt ist, ob Rechnungen bezahlt oder offen sind, mit Summen.
2. Rechnungen & SEPA-Mandate ansehen
Im Tab "Rechnungen" siehst du alle gespeicherten SEPA-Mandate, Kunden-, Unternehmens- und Direktabrechnungen mit ihrem aktuellen Status. Neue erfassen oder löschen kann nur der Admin. Dokumente ablegen kannst du: über den runden "+"-Button unten rechts oder im Tab "Dokumente" — erst sagen, was es ist, und wenn du weißt, wozu es gehört, gleich zuordnen.
3. Mahnungen versenden
Im Tab "Mahnungen" kannst du für offene Rechnungen/Raten Mahnbriefe erstellen — die werden automatisch an der Akte gespeichert. Bereits versendete Mahnungen wieder entfernen oder ändern kann nur der Admin.
4. Kundenzugang freischalten
Im Tab "Kundenzugang" kannst auch du Kunden einen eigenen Login geben, mit dem sie nur ihre eigenen Rechnungen sehen.
5. Filtern
Über jeder Liste gibt es ein Filterfeld — Name eintippen, die Liste engt sich sofort ein.
Fragen?
Bei Unklarheiten wende dich an den Admin — er kann z.B. auch gezielt Kontoauszüge für dich freigeben.
Datei bereit
Ein Download sollte gerade gestartet sein. Falls nicht (z.B. in dieser Vorschau): hier nochmal "Teilen/Speichern" versuchen, oder den Text unten kopieren und selbst sichern.
Alle Bereiche
Mein Passwort ändern
Der Admin sieht danach, wann du dein Passwort zuletzt selbst geändert hast — nicht das Passwort selbst.
Mandat von Hand
Alles selbst eintragen — ohne Foto und ohne Texterkennung. Unten entscheidest du, ob es gespeichert wird oder nur der Kontrolle dient.
Die meisten Einzüge sind einmalig. Ein Ratenplan ist eine Möglichkeit, keine Voraussetzung.
Zeigt, welche Zahlungen zu diesen Angaben in den Kontoauszügen stehen. Es wird nichts angelegt.
🎉 Fast geschafft — noch ein Schritt
Trag unter Einstellungen deinen Firmennamen, dein Logo und deine Adresse ein. Das Programm übernimmt diese Angaben dann automatisch — z.B. in der Kopfzeile, bei Mahnbriefen und im Jahresbericht.
📅 Neuer Monat — Auszüge hochladen?
Für folgende Konten fehlt noch der Kontoauszug vom Vormonat:
RCDisi
Meine Rechnungen
Hier siehst du nur deine eigenen Rechnungen — bezahlt oder offen.
Nachricht an uns
Eine Frage zu einer Rechnung, einer Rate oder dem Konto?
Schreiben Sie hier — die Antwort kommt an die Adresse, die Sie
angeben.
Bild zuschneiden — Ecken ziehen zum Anpassen, Box verschieben zum Bewegen
Anmeldung mit Face ID einrichten?
Sie haben es beim Registrieren gewählt. Dauert eine halbe Minute — danach melden Sie sich ohne Passwort an.
Der Server ist gerade nicht erreichbar. Deine Daten sind davon nicht betroffen — sie liegen auf dem Server, nicht in diesem Browser.
Bitte lade die Seite in einem Moment neu. Bleibt es dabei, stimmt etwas mit dem Server nicht.
Administrator einrichten
Einmalig: Lege deinen Admin-Zugang an. Kundendaten sind sonst für niemanden einsehbar.
Anmeldebestätigung zurückgesetzt
Wiederherstellungscode
Falls du dein Passwort vergisst, kommst du nur mit diesem Code wieder rein. Er wird nur jetzt einmal angezeigt — bitte notieren oder Screenshot machen.
Anmelden
— oder ohne Passwort —
Mit dem Handy scannen
Mit der RCDisi-App scannen (⛶ QR-TAN) und mit Face ID bestätigen — für alle mit gekoppeltem Handy. Oder mit der Kamera des Handys: Link öffnen, Face ID (Passkey, Inhaber/Admin). Der Code gilt drei Minuten.
Warte auf Ihr Handy …
Mit dem Handy bestätigen
Dieses Gerät ist gekoppelt. Sie müssen
nichts scannen — der Nachweis liegt bereits hier.
Warte auf Bestätigung …
Bestätigung
Kein Zugriff auf die App oder das Postfach?
Geben Sie hier einen Wiederherstellungscode ein (Form ABCDE-FGHIJ).
Nur für den Kunden selbst — zeigt ausschließlich die eigenen Rechnungen, sonst nichts.
Je nach Betrieb heißt sie Kundennummer, Patientennummer oder Mandantennummer. Sie steht auf Ihrer Rechnung, meist oben rechts.
RCDisi
Übersicht
Wird geladen …
Kontoauszug hochladen
Am besten die camt-Datei Ihrer Bank (auch MT940 geht): Jede Buchung wird exakt übernommen. PDF und CSV gehen auch — Konto und Monat erkennt das Programm selbst oder Sie wählen sie.
🧩 Doppelt einlesen schadet nicht: Dieselbe Buchung aus Bankdatei, PDF, CSV oder Bankabruf erkennt RCDisi — die genauere Quelle gewinnt, und was schon zugeordnet ist, bleibt. Mehr dazu
Kein Konto zur Auswahl? Unter Verwaltung → Bankkonten anlegen (nur Admin).
Umfasst eine Datei mehrere Monate, werden automatisch mehrere Auszüge daraus erstellt.
⬇ Geld kommt rein — Lastschriften einziehen (Sammel-SEPA)
Zieht Geld von Kunden ein: Raten, Abos und Rechnungen per Lastschrift. Geld an Lieferanten, Finanzamt oder Vermieter? Das ist die andere Richtung: ⬆ Geld geht raus — Sammelüberweisung (Bank → ⬆ Überweisungen).
RCDisi stellt aus den fälligen Raten die SEPA-Datei für deine Bank zusammen — zum Hochladen im Online-Banking. Jeder Lauf wird gemerkt: Was darin steht, wird nicht noch einmal eingezogen, bis der Kontoauszug zeigt, was daraus wurde.
Wird geladen …
⬆ Geld geht raus — Sammelüberweisung für die Bank
Offene Unternehmensrechnungen, Steuern, Daueraufträge (Miete, Leasing, Beiträge) und Überweisungen von Hand ankreuzen, die Datei im Online-Banking hochladen — ein Vorgang für alle. Skonto wird vorgeschlagen, solange die Frist läuft; die IBAN liest das Programm aus der Rechnung.
Auszahlungen von Abrechnungsstellen und Kartenanbietern
Was die Stellen noch auszahlen müssen — je Stelle, mit Fälligkeit. Ist das Konto
im Programm, erkennt RCDisi die Sammelgutschrift und schlägt vor, welche Positionen
darin stecken; sonst haken Sie die Auszahlung von Hand ab.
Wird geladen …
Konto durchsuchen
Konto antippen, dann Jahr — die 12 Monate öffnen sich automatisch. Leere Monate direkt antippen zum Hochladen.
Fehlende Monate
0
Abgebucht (letzter Auszug)
0
Fehlgeschlagen
0
Fehlt
Übersicht je Mandat und Auszug
✓ = abgebucht gefunden, ✗ = Rücklastschrift erkannt, – = kein passender Posten gefunden. Zuordnung erfolgt über Betrag und Name/Referenz im Verwendungszweck — bei Unsicherheit bitte im Original gegenprüfen. Antippen/Hover zeigt die gefundene Zeile.
Der Lastschriftlauf nimmt, was fällig ist, und zieht nach, was laut Kontoauszug fehlt oder zurückkam — über alle Konten, mit Ratenplan und Rückgabegrund. Was schon in einem Lauf steht, kommt nicht noch einmal hinein.
Neue SEPA-Mandate erfassen
Mehrere Fotos oder PDF-Scans auf einmal hochladen. Die Felder werden je Formular automatisch ausgelesen — bitte danach jede Karte prüfen, bevor du speicherst.
Zu prüfen
OCR liest auch saubere Handschrift oft fehlerhaft — die Felder sind ein Vorschlag, keine Garantie. Bitte gegen das Original prüfen, dann einzeln oder alle zusammen speichern.
Gespeicherte SEPA-Mandate
Ratenkonten der SEPA-Kunden — eingenommen, zurückgekommen, Gebühren
Je Kunde eine Zeile: was eingezogen wurde (plus), was zurückkam (minus) und was die Bank dafür genommen hat. Ein Klick auf eine Zeile zeigt jede einzelne Buchung.
Kundenrechnungen
Rechnung an einen Kunden hochladen — wird automatisch gegen alle hochgeladenen Kontoauszüge geprüft: bezahlt oder offen.
Zu prüfen
Gespeicherte Kundenrechnungen
ℹ️ Das Rechnungsdatum ist nicht zwingend der Abbuchungsmonat — eine Zahlung kann auch einen Monat später (oder früher) im Kontoauszug auftauchen. Der Status prüft daher alle im aktuellen Prüfumfang enthaltenen Auszüge, nicht nur den Rechnungsmonat.
Unternehmensrechnungen
Eingangsrechnungen ans Unternehmen (Lieferanten, Dienstleister …) hochladen — wird gegen die Kontoauszüge geprüft, ob du sie schon überwiesen hast.
Zu prüfen
⬆ Geld geht raus — Sammelüberweisung
Unternehmensrechnungen überweisen — zusammen mit Steuern, Daueraufträgen und Überweisungen von Hand, mit Freigabe und Begleitzettel — geht im Reiter „Bank" unter ⬆ Überweisungen.
Gespeicherte Unternehmensrechnungen
ℹ️ Das Rechnungsdatum ist nicht zwingend der Abbuchungsmonat — eine Zahlung kann auch einen Monat später (oder früher) im Kontoauszug auftauchen. Der Status prüft daher alle im aktuellen Prüfumfang enthaltenen Auszüge, nicht nur den Rechnungsmonat.
Lieferanten — wem der Betrieb etwas schuldet, was überfällig ist, was wer kostet
Je Lieferant eine Zeile, aus den Eingangsrechnungen gerechnet. Ein Klick auf eine Zeile zeigt die Rechnungen und womit jede bezahlt wurde.
Anlagen und Abschreibungen — was je Jahr abgesetzt wird, als Datei für den Steuerberater
Eine Unternehmensrechnung wird mit „Abschreiben" zum Anlagegut; das Programm schlägt den Weg vor (sofort, geringwertig, Sammelposten, linear, degressiv, Computer ein Jahr, E-Auto) und rechnet Jahr für Jahr.
Direktabrechnungen
Abrechnungen, die direkt mit der Krankenkasse/dem Kostenträger laufen (nicht über den Kunden) — wird gegen die Kontoauszüge geprüft, ob die Kasse schon überwiesen hat.
Zu prüfen
Gespeicherte Direktabrechnungen
ℹ️ Das Rechnungsdatum ist nicht zwingend der Abbuchungsmonat — eine Zahlung kann auch einen Monat später (oder früher) im Kontoauszug auftauchen. Der Status prüft daher alle im aktuellen Prüfumfang enthaltenen Auszüge, nicht nur den Rechnungsmonat.
Mahnlauf — was heute dran ist
Alles Offene auf einer Leiter: nach der eingestellten Frist rückt jede Rechnung eine Stufe weiter. Oben steht, was überfällig ist — wer die Liste von oben abarbeitet, arbeitet das Dringendste zuerst ab.
Fristen und Mahngebühren einstellen
Jeder Abstand zählt ab der vorigen Stufe, nicht ab der Fälligkeit. So verschiebt eine Änderung an einer Frist nicht ungewollt alle folgenden mit.
Ab dieser Stufe steht in der Mahnung, dass die Forderung an ein Inkassounternehmen und an eine Auskunftei übermittelt werden kann. Dieser Hinweis muss vorher verschickt worden sein — ohne ihn darf später nicht gemeldet werden, auch nach zehn Mahnungen nicht, und nachholen lässt er sich nicht. Er geht nur mit, wenn die vollständige Mahnung hinausgeht; bei einer neutralen Benachrichtigung ohne Einwilligung wird er nicht vermerkt.
Alles, was vor diesem Tag fällig war, gilt als Altbestand: die Leiter beginnt dafür an diesem Tag statt rückwirkend, und es steht in einer eigenen Tabelle. Voreingestellt ist der Tag, an dem Ihr Betrieb hier angelegt wurde.
Fälligkeitswächter
Was Sie selbst zahlen müssen, und was Ihnen geschuldet wird. Der Wächter sieht jede Nacht nach und meldet sich nur, wenn etwas dran ist.
Eingangsrechnungen — was Sie selbst zahlen
Eine Warnung am Fälligkeitstag kommt zu spät, wenn eine Überweisung zwei Bankarbeitstage braucht. Deshalb wird vorher gewarnt.
Überfällig wird immer gemeldet, auch ohne Vorlauf. Eine Rechnung, die seit sechs Tagen offen ist, ist keine Frage der Einstellung.
Überfällige Kundenrechnungen
Was der Wächter gemeldet hat
Der Nachweis, nicht die Anzeige: Hier steht, was in welcher Nacht gemeldet wurde und warum. Diese Liste kann die Anwendung nur lesen — geschrieben wird sie vom Nachtdienst.
Altbestand — vor der Inbetriebnahme fällig
Rechnungen und Mandate, die schon offen waren, als Sie mit RCDisi angefangen haben. Für sie beginnt die Mahnleiter am Stichtag, nicht rückwirkend — sonst stünde alles aus den Vorjahren am ersten Tag auf „Letzte Mahnung". Prüfen Sie hier in Ruhe, was davon wirklich noch offen ist, und nehmen Sie den Rest aus dem Mahnlauf.
Was Sie mit diesen Rechnungen tun sollten
Gehen Sie die Liste einmal durch und entscheiden Sie je Zeile:
Außerhalb bezahlt — bar, per Überweisung vor der Installation, verrechnet: unter „Rechnungen" auf ausgeglichen setzen. Dann verschwindet die Zeile hier und steht ein paar Tage grau unter „Kürzlich ausgeglichen".
Nicht mehr verfolgen — abgeschrieben, strittig, Kunde nicht mehr erreichbar: „Nicht mehr mahnen". Die Forderung bleibt offen und in den Auswertungen, sie wird nur nicht mehr gemahnt.
Wirklich noch offen — nichts tun. Die Mahnleiter läuft ab dem Stichtag an, also in Ruhe und in der eingestellten Reihenfolge.
Zu Fälligkeit und Verzug: Dass eine Zeile hier eine Stufe erreicht, setzt niemanden in Verzug. Verzug richtet sich nach § 286 BGB — durch Mahnung, durch ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel, oder 30 Tage nach Zugang der Rechnung; gegenüber Verbrauchern nur, wenn auf der Rechnung darauf hingewiesen wurde (§ 286 Abs. 3 BGB). Verzugszinsen und Mahnkosten rechnet dieses Programm nicht aus.
Zur Verjährung: Drei Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 195, § 199 BGB). Das Datum steht bei jeder Zeile. Ob die Frist durch Verhandlungen, ein Anerkenntnis oder einen Mahnbescheid gehemmt oder neu begonnen hat, weiß dieses Programm nicht — im Zweifel anwaltlich klären, bevor Sie eine letzte Mahnung verschicken.
Übergabe an ein Inkassounternehmen
Das Programm meldet nichts und übergibt nichts von selbst. Es prüft die Voraussetzungen, schreibt den Brief und legt die Rechnungskopie bei — abgeschickt wird er von Ihnen.
Aus dem Mahnlauf genommen
Diese Forderungen werden nicht mehr gemahnt — bezahlt sind sie damit nicht. Der offene Betrag bleibt bestehen und steht weiter in den Auswertungen. Wieder aufnehmen geht jederzeit.
Trotz Mahnverfahren noch offen
Die letzte Mahnung ist heraus und es ist immer noch nichts eingegangen. Hier endet das Verfahren in der Anwendung — der nächste Schritt (Inkasso, Mahnbescheid, Abschreibung) gehört nach draußen.
Kürzlich ausgeglichen
Wird bezahlt, verschwindet die Zeile oben von selbst und steht hier in Grau — ein paar Tage lang, damit sichtbar bleibt, dass sie bezahlt wurde und nicht verschwunden ist. Wie lange, stellen Sie oben unter „Fristen einstellen" ein.
Auffälligkeiten — fällig & fehlgeschlagene SEPA
Automatisch zusammengestellt: überfällige Rechnungen und fehlgeschlagene/fehlende SEPA-Abbuchungen aus dem letzten Kontoauszug. Dieselben Einträge wie im Reiter "Hinweise" — hier nur speziell gefiltert. Als erledigt/gelesen markieren, um sie aus dem Zähler zu nehmen — sie bleiben trotzdem sichtbar.
Offene SEPA-Mandate
Mandate mit Ratenzahlung, bei denen noch ein Restbetrag offen ist — ganz oder teilweise unbezahlt.
Offene Rechnungen
Die vollständige Liste steht im Bereich „Rechnungen" — mit Sortierung, Filter und Summe. Zwei Listen derselben Sache nebeneinander führen dazu, dass man irgendwann in der falschen nachsieht.
Bankgebühren aus den Auszügen
Gebührenbuchungen, die als eigene Zeile im Auszug stehen. Was sich einer Rücklastschrift zuordnen lässt, steht beim jeweiligen Mandat unter „Zahlungseingänge". Hier steht der Rest.
Zu viel gezahlt? — Prüfung über alle Auszüge
Sucht Geld, das zusätzlich hereinkam: eine zweite Zahlung auf eine schon ausgeglichene Rechnung, eine Überweisung trotz laufender SEPA-Abbuchung, und Ratenvereinbarungen, bei denen öfter abgebucht wurde als vereinbart. Zugeordnet wird nur über Referenz und Rechnungsnummer — nach Name und Betrag zu raten würde Fehlalarme erzeugen.
Auf dem Kontoauszug steht eine Zeile: „PayPal 4.312,88". Welche Rechnungen darin stecken, weiß nur der Anbieter. Laden Sie hier seinen Bericht als CSV-Datei hoch (bei PayPal: Aktivitäten → Berichte → Transaktionen; bei Stripe: Berichte → Saldo). Das Programm ordnet die Einzelzahlungen zu, bucht sie als bezahlt und öffnet zurückgebuchte Rechnungen wieder.
Noch keine Datei gewählt.
Zuerst wird nur geprüft und angezeigt, was passieren würde. Gebucht wird erst auf den zweiten Knopf — bei Geld gilt: erst sehen, dann buchen.
Das lässt sich nicht mit einem Knopf rückgängig machen.
Manuelle Mahnung erstellen
Für Fälle, die nicht als Rechnung in der App hinterlegt sind — Angaben frei eintragen, Text erzeugen, als PDF/E-Mail/Text weiterverwenden.
Hinweise & Benachrichtigungen
Alle Benachrichtigungen der App gesammelt an einem Ort. Gelesene bleiben sichtbar, bis du sie löschst oder sie nach 2 Monaten automatisch entfernt werden.
Nachrichten von Kunden und Mitarbeitern
Was über „Nachricht an uns" im Kundenzugang und über
„Nachricht an den Betrieb" beim Mitarbeiter hereinkommt. Sie steht
hier auch dann, wenn die E-Mail nicht hinausging — darum geht nichts
verloren. Neue Nachrichten melden sich unter „Hinweise" (🔔), in der App als Mitteilung
und mit einer roten Zahl am Reiter „Kundenzugang".
🕘 Geöffnet?
Was Ihre Kunden oben im Kundenportal sehen. „Jetzt", „Ohne Termin", Wartezeit und Satz stellt jeder im
Team; die Einstellungen der Inhaber.
Lädt …
📨 Kunden einladen
Ihre Kunden bekommen einen Zugangscode und melden sich mit Kundennummer, Nachname und Code an —
beim ersten Mal legen sie ein eigenes Passwort fest. Per E-Mail, per SMS oder zum Ausdrucken.
Lädt …
🗑 Kundenzugänge aufräumen
Wird ein Kundenzugang lange nicht benutzt, löscht RCDisi ihn — wann, stellen Sie hier ein. Der Kunde kann seinen Zugang auch selbst schließen.
Lädt …
Kundenzugänge
Damit ein Kunde sich selbst einloggen kann (nur eigene Rechnungen sichtbar), hier freischalten. Für Admin und Mitarbeiter gleichermaßen nutzbar. Der Kunde meldet sich von jedem Gerät an.
Beides ist freiwillig und wird in der Akte gespeichert. Steht es hier, lässt sich der Zugangscode gleich per E-Mail oder SMS verschicken — sonst geben Sie ihn ausgedruckt mit.
Mit diesen beiden Angaben und dem Code meldet sich der Kunde an. Der Nachname muss so geschrieben sein, wie er auf der Rechnung steht — Groß- und Kleinschreibung, Umlaute und Bindestriche spielen dabei keine Rolle.
Das Folgende an den Kunden weitergeben — der Code wird nicht erneut angezeigt.
Zum Mitgeben — enthält alles, was der Kunde eintippen muss:
Oder direkt an den Kunden schicken:
Ohne Haken enthält die Nachricht alles außer dem Code — den geben Sie getrennt weiter. Firma, Nummer, Nachname und Code zusammen sind der vollständige Zugang; in einer einzigen E-Mail wären sie es auch für jeden, der das Postfach mitliest.
Wird in der Akte des Kunden gespeichert, nicht nur hier — dort steht sie beim nächsten Mal und beim Mahnwesen.
Das steht in der Nachricht:
wird geladen …
Verschickt wird erst, wenn Sie unten auf „Per E-Mail schicken" oder „Per SMS schicken" drücken. Die Auswahl hier zeigt nur, wie die Nachricht auf dem jeweiligen Weg aussieht.
Bezahlen im Kundenzugang
Was der Kunde im Portal angeboten bekommt, wenn er offene Rechnungen bezahlen will.
§ 270a BGB verbietet ein Entgelt bei Überweisung, Lastschrift und Verbraucher-Kartenzahlung. Bei PayPal und Klarna ist es zulässig (BGH I ZR 203/19). Diese Einstellung wirkt deshalb nur dort, wo sie darf — der Rest bleibt beim Betrieb.
Der zulässige Weg, die Kartengebühr nicht selbst zu tragen: kein Aufschlag auf die Karte, sondern ein Nachlass auf die Überweisung. Höchstens 5 Prozent.
Nur, wenn der Kunde die Rückgabe zu vertreten hat (keine Deckung, Konto gesperrt, abgelehnt). Bei Rückgaben, die der Betrieb selbst verursacht hat (falsche IBAN, fehlendes Mandat), wird nichts weiterberechnet; bei Widerspruch des Kunden entscheiden Sie im Ratenkonto mit Begründung. Jede weiterberechnete Gebühr wird eine eigene Forderung an den Kunden, ohne Steuer, fällig in 14 Tagen.
Gegenüber Verbrauchern ist eine Pauschale nur wirksam, wenn sie den nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwartenden Schaden nicht übersteigt und vereinbart ist (§ 309 Nr. 5 BGB). Der zu erwartende Schaden sind die Bankgebühren für die Rücklastschrift — meist 3 bis 8 Euro. Eigener Aufwand und Porto zählen nicht. Ohne den Haken wird keine Pauschale berechnet. Das ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung.
Sponsoren im Kundenportal
RCDisi wird von Sponsoren unterstützt. Ihre Logos stehen mit Namen und ohne Link auf der Anmeldeseite und unten im Programm. Ob sie auch unten im Kundenportal Ihrer Kunden erscheinen, entscheiden Sie.
Dokumente
Alles, was hochgeladen wurde — am Handy oder am PC: Rechnungen,
Verträge, SEPA-Mandate und Sonstiges. Zu jedem steht, wer es wann hochgeladen hat
und wie es steht: ob die Lastschrift läuft oder zurückkam, ob die Rechnung bezahlt
ist, ob der Vertrag abgebucht wird. Farbe und Notiz setzt du selbst.
Verträge
Versicherungen, Leasing, Kredite und Spenden — mit den Dateien dazu.
RCDisi ordnet die Abbuchungen vom Konto selbst zu und erinnert an
Kündigungsfristen. Was nicht eindeutig ist, kommt zur Prüfung und nicht
ungefragt in die Akte.
Personal
Urlaub, Krankmeldung, Zeitkonto und Dokumente. Mitarbeiter sehen
hier ihren eigenen Stand und stellen ihre Anträge; wer freigeschaltet ist,
sieht den ganzen Betrieb. Eine Diagnose wird nirgends erfasst — der Betrieb
erhält von der Kasse nur Zeitraum und Feststellungsdatum.
in den Einstellungen unter „Team und Sicherheit“: Benutzername und Passwort, Rechte — danach steht er hier mit Urlaub, Zeiten und Akte.
Kasse
Bargeld rein und raus — mit Beleg, laufend nummeriert, am Tagesende gezählt.
Kommunikation
Kunden schreiben — einzeln oder nach Kategorien, per E-Mail, SMS, WhatsApp oder im
Kundenportal. Es geht nur auf den Wegen hinaus, die der Kunde selbst freigegeben hat.
📋 Fragebögen
Eigene Fragebögen bauen — zum Ankreuzen, mit Textfeldern und Unterschrift — und per Link, QR-Code oder Nachricht
verschicken. Was ausgefüllt zurückkommt, steht hier und in der Akte des Kunden.
📅 Kalender
Termine mit eigenen Spalten, Online-Buchung für Kunden in freigegebenen Zeiten, Bestätigung, Erinnerung und Absage
von selbst — verknüpft mit Kundenportal, Kommunikation, Fragebögen und dem Urlaub aus Personal.
Statistik
Einnahmen, Ausgaben und Kontostände aus den eingelesenen
Kontoauszügen — je Monat, je Jahr oder über einen frei gewählten
Zeitraum, für alle Konten oder ausgesuchte.
Alles zu einem Begriff
Ein Begriff, alle Bereiche, auf einer Seite — Umsätze,
Verträge, Kunden, Rechnungen, Mandate, Dateien. Ein Klick auf eine
Zeile springt dorthin, wo sie steht.
Frag nach
Frag in eigenen Worten statt Felder auszufüllen — „offene Rechnungen von Herrn Sahdol", „alles über 100 Euro im Februar". Unter der Antwort steht immer, wonach gesucht wurde.
Prüfumfang
Welche Konten/Zeiträume beim Zahlungsabgleich berücksichtigt werden (betrifft Suche, Rechnungen und SEPA-Mandate). Standard: alles.
⚠️ Achtung bei enger Eingrenzung: Eine Rechnung wird nicht immer im selben Monat abgebucht wie ihr Rechnungsdatum — schränkst du den Zeitraum zu knapp ein, kann eine tatsächlich bezahlte Rechnung fälschlich als "offen" erscheinen, weil der passende Auszug außerhalb der Auswahl liegt.
Datum eintippen (TT.MM.JJJJ) oder 📅 antippen zum Auswählen — beides im selben Feld möglich. Der Tag dient nur der gewohnten Schreibweise, der Abgleich läuft auf Monatsebene. Leer lassen = kein Limit.
Unsichere Zuordnungen
Fälle, bei denen der automatische Abgleich nicht sicher ist — z.B. mehrere Rechnungen in einer Überweisung zusammengeführt, oder ein Skonto-Abzug bei der Zahlung. Nur Admin kann bestätigen oder ablehnen.
Zahlungshistorie suchen
Name, Kundennummer, Geburtsdatum, Mandatsreferenz oder ein Begriff aus dem Verwendungszweck — durchsucht alle bisher hochgeladenen Kontoauszüge, egal wann hochgeladen.
Der Zeitraum hier filtert die gefundenen Belege nach ihrem eigenen Datum. Welche Kontoauszüge zum Abgleich herangezogen werden, steht oben unter „Prüfumfang" — das sind zwei verschiedene Dinge.
Kopie aller Daten
Mitteilungen in der App
Hinweise, Aufgaben-Erinnerungen und Neues für Kunden kommen als Mitteilung
auf das Telefon — in der App „RCDisi". Welche Geräte dazugehören, steht hier.
Wird geladen …
Frage an den Support
Was nicht weitergeht, gehoert hierher. Mitgeschickt wird
automatisch, wo Sie gerade waren und welche Meldung zuletzt kam —
das erspart die Rueckfrage und damit einen Tag.
Bestätigung bei der Anmeldung
Ein zweiter Schritt nach dem Passwort. Wer Ihr Passwort kennt,
kommt damit trotzdem nicht herein.
Anleitung: App herunterladen, koppeln — und was schiefgeht
Anmeldung mit Face ID oder dem Handy
Ohne Kürzel und Passwort: auf diesem Gerät mit Face ID, Fingerabdruck oder Geräte-PIN — am Rechner auch über das Handy (QR-Code auf der Anmeldeseite). Der geheime Schlüssel bleibt im Gerät; RCDisi speichert nur den öffentlichen Teil und sieht kein Gesicht und keinen Finger. Das Passwort bleibt der Rückweg, wenn ein Gerät verloren geht.
Nachricht an den Betrieb
Urlaub, Arbeitszeit, Lohn — alles, was den eigenen
Betrieb angeht. Geht an die Adresse, die der Betrieb dafür hinterlegt
hat; die Antwort kommt an die Adresse, die Sie unten angeben.
Nicht zu verwechseln mit „Frage an den Support" weiter unten —
die geht an den Hersteller des Programms.
Wenn ich mein Passwort vergesse
Hierhin schickt das Programm den Einmalcode, mit dem du dir ein neues Passwort setzen kannst. Ohne Eintrag kommst du bei einem vergessenen Passwort nur noch mit dem Wiederherstellungscode hinein — oder gar nicht.
Mein Passwort ändern
Funktionen
Diese Zusatzfunktionen lassen sich einzeln an- oder abschalten.
SEPA & Mandate
Rechnungen
Erinnerungen
Kopfzeile individualisieren
Der Programmname "RCDisi" ist fest. Deinen Unternehmensnamen und dein eigenes Logo kannst du hier festlegen — nur du als Admin siehst diese Einstellung.
Ersetzt das Standard-Symbol oben links, sobald hochgeladen.
Gläubiger-Daten
Werden für die erzeugte SEPA-Lastschriftdatei benötigt (einmalig eintragen).
„Automatisch" kann nicht ablaufen:
Das Programm nimmt die Fassung, die am Tag des Einzugs gilt. Festlegen
lohnt nur für einen Probeeinzug — dann wacht RCDisi über das
Ablaufdatum und meldet es rechtzeitig.
„Je Einzug" ist nötig, damit
RCDisi jeden Kunden auf dem Auszug wiederfindet. Ein Sammelposten
kostet weniger Buchungsgebühren — dann entfällt aber der Abgleich je
Kunde. Nicht jede Bank beachtet die Angabe.
Beim Hochladen im Online-Banking nehmen viele Banken nur eine Lastschriftart und einen Einzugstag je Datei an. Ein Banking-Programm (EBICS, HBCI) nimmt auch alles in einer.
Gilt als Vorgabe für neue Rechnungen. Einzelne Belege dürfen abweichen — SEPA-Lastschrift und Girocode sind allerdings nur in Euro möglich.
Anschrift
Für den Briefkopf von Mahnungen und PDF-Exporten (optional, aber empfohlen).
Kontakt und E-Mail-Adressen
Drei verschiedene Adressen für drei verschiedene Zwecke — jede darf leer bleiben.
Dorthin geht, was ein Kunde im Kundenzugang unter „Nachricht an uns" schreibt. Geantwortet wird an SEINE Adresse — die gibt er selbst an.
Getrennt von der Kundenadresse: In einer Mitarbeiternachricht steht Vertrauliches. Bleibt sie leer, geht NICHTS an die Kundenadresse — die Nachricht liegt dann nur im Programm.
Inkasso
Wohin eine Forderung geht, wenn Mahnungen nicht mehr helfen. Darf leer bleiben.
Ohne diese Registrierung darf niemand für Sie Forderungen einziehen.
Inkassodienstleistung ist eine Rechtsdienstleistung; erbringen darf sie nur, wer nach
§ 10 Abs. 1 Nr. 1 RDG registriert ist. Wer ohne Registrierung tätig wird, handelt
unerlaubt — und eine so eingezogene Forderung samt Kosten steht auf wackligen Beinen.
Fragen Sie die Nummer beim Inkassounternehmen ab und tragen Sie sie hier ein.
Nachschlagen können Sie sie im Rechtsdienstleistungsregister
(rechtsdienstleistungsregister.de) — das dauert eine Minute. Findet sich dort nichts,
beauftragen Sie das Unternehmen nicht.
Einmal gespeichert, gilt die Nummer für alle weiteren Übergaben an dieses
Unternehmen — Sie müssen sie nicht bei jeder Forderung neu eintragen.
Bleiben die Felder leer, tragen Sie den Empfänger bei jeder Übergabe einzeln ein.
Rechnungen und Kundenanfragen
Welche Arten von Rechnungen es gibt und an wen sich ein Kunde mit Fragen wendet.
Abrechnungen, die direkt mit einem Kostenträger laufen statt über den Kunden — Krankenkasse, Abrechnungsstelle. Ohne Haken verschwindet der ganze Bereich samt Reiter.
An diese Adresse schreibt ein Kunde, der im Kundenzugang auf „Nachricht an den Rechnungsversender" drückt. Bleibt das Feld leer, geht die Nachricht an die allgemeine E-Mail oben.
Zurzeit: im eigenen Browser. Fotos und PDFs von Belegen werden auf
diesem Gerät gelesen. Es verlässt dabei nichts das Haus — kein Beleg geht
an einen anderen Anbieter.
Ein KI-gestützter Dienst liest Rechnungen deutlich besser als die Erkennung
im Browser: Er liefert Betrag, Rechnungsnummer und Absender als Felder mit
Sicherheitsangabe statt als geratenen Text, kommt mit schiefen Fotos und
schlechten Scans zurecht und kann auch Handschrift lesen. Dadurch
werden auch die Prüfungen und der Abgleich mit dem Kontoauszug zuverlässiger,
weil die verglichenen Werte häufiger stimmen.
Was das bedeutet: Belege — also auch Daten Ihrer Kunden — werden dafür
an einen Unterauftragsverarbeiter in der EU übermittelt. Er verarbeitet sie
ausschließlich zur Erkennung und nutzt sie nicht zum Trainieren. Näheres in
der Datenschutzerklärung und im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Was sich nicht ändert: Gebucht wird nichts automatisch. Erkannte Werte
sind Vorschläge. Widersprechen sich Erkennung und Prüfmuster, bleibt das Feld
leer statt falsch gefüllt. Handschriftliches wird immer nur
vorgeschlagen und muss bestätigt werden.
Berichte und Zahlung
Wird bei "Jahresbericht per E-Mail" als Empfänger vorausgefüllt.
Falls hinterlegt, sehen Kunden bei offenen Rechnungen im Kundenportal einen "Mit PayPal bezahlen"-Link mit passendem Betrag.
Anmeldung mit Face ID oder dem Handy
Für Inhaber und Administratoren: ohne Passwort anmelden — mit Face ID, Fingerabdruck oder Geräte-PIN, am Rechner auch per QR-Code und Handy. Eingerichtet wird je Person und Gerät unter „Mein Zugang".
Abrechnungsstellen und Karten
Kartenanbieter (das Terminal), Abrechnungsstellen und Factoring: wer Ihre
Forderungen einnimmt und abzüglich Gebühr auszahlt. Je Stelle Gebühr,
Zahlungsziel, das Konto, auf das sie zahlt, und woran die Gutschrift auf dem
Auszug zu erkennen ist.
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E-Rechnung (XRechnung)
Rechnungen zusätzlich als strukturierte XML-Datei nach EN 16931 —
die Form, die Behörden verlangen und die ab 2027 Pflicht wird.
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Ausgebuchte Forderungen
Was als uneinbringlich abgeschrieben wurde — je Jahr, mit Grund und
Netto/Umsatzsteuer getrennt. Gruppiert wird nach dem Jahr der AUSBUCHUNG, nicht
der Rechnung: Berichtigt wird in dem Zeitraum, in dem die Uneinbringlichkeit
feststeht.
DATEV-Export
Der Buchungsstapel für die Steuerberatung: eine CSV-Datei mit
Ihren Rechnungen, so aufgebaut, wie DATEV sie einliest.
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Stimmen die Zahlen?
Das Programm sieht seine eigenen Angaben durch und nennt,
was einander widerspricht — eine hinterlegte Rate, die nicht zu den
Abbuchungen passt, bezahlte Raten, die nicht zur Summe passen,
Buchungen, deren Einordnung nur an einem Wort hängt. Von selbst
geändert wird nichts: Jeder Punkt hat einen Knopf zu der Stelle, an
der er sich beheben lässt, und was stimmt, lässt sich mit „Ist so
richtig" abhaken — bis sich seine Zahlen ändern.
Nachrichten
Mein Abo
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Abo kündigen
Konto und alle Daten löschen
Löscht diesen Betrieb mit allem, was daran hängt: Rechnungen,
Mandate, Akten, Kontoauszüge, hochgeladene Dateien und alle Zugänge.
Das lässt sich danach durch niemanden rückgängig machen — auch nicht durch uns.
Mit dem Antrag ist das Abo gekündigt.
Datensicherung
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Die ZIP des Inhabers ist zugleich die Sicherung: Im Ordner „RCDisi-Sicherung“ liegen alle Daten zum Zurückholen in RCDisi. Der Server sichert zusätzlich jede Nacht selbst.
Import überschreibt gleichnamige, bereits vorhandene Einträge.
Papierkorb
Gelöschte Mandate und Rechnungen bleiben hier 30 Tage lang wiederherstellbar.
Jahresbericht
Zusammenfassung pro Monat — bezahlt/eingenommen und offen, über SEPA-Mandate und alle Rechnungsarten. Praktisch für den Steuerberater.
Steuerliche Einordnung
Drei Angaben. Sie entscheiden, was passiert, wenn Sie eine Forderung
ausbuchen — und ob dabei Umsatzsteuer zurückzuholen ist. Ohne sie fragt RCDisi
beim ersten Ausbuchen nach, statt etwas anzunehmen.
Im Zweifel mit dem Steuerberater
klären — RCDisi bereitet vor, es entscheidet nicht.
Bankkonten
Konten anlegen, damit Auszüge im Reiter „Bank" sauber zugeordnet werden.
Mit oder ohne Leerzeichen — beides wird richtig gespeichert. Sie ist die einzige Angabe, an der RCDisi einen hochgeladenen Kontoauszug diesem Konto zuordnen kann.
Automatisch abmelden
Nach so vielen Minuten ohne Bedienung meldet sich RCDisi im Browser ab — gegen den offenen Bildschirm am Empfang, im Behandlungs- oder Beratungszimmer. Eine Minute vorher kommt unten eine Warnung mit „Angemeldet bleiben" und „Ändern".
Gilt für alle im Unternehmen, auf jedem Gerät — gespeichert wird beim Wählen. „Nie" und lange Zeiten sind bequem, wenn RCDisi den ganzen Tag im Hintergrund offen ist: Die Seite hält die Anmeldung dann selbst wach. Bitte dann den Bildschirm des Geräts sperren, wenn Sie weggehen. Das hier ist eine Bildschirmsperre, kein Schutz gegen ein gestohlenes Gerät.
Bestätigung in zwei Schritten (2FA)
Code aus einer Authenticator-App (Google/Microsoft Authenticator) — läuft offline auf dem Handy, kein SMS-Versand nötig.
In der Authenticator-App: Konto manuell hinzufügen, diesen Schlüssel eingeben.
2FA ist aktiv für dieses Konto.
Anmeldung mit der App freigeben
Nach Passwort oder Face ID gibt Ihr Handy die Anmeldung frei — wer nur das Passwort kennt, kommt nicht herein.
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Mitarbeiter & weitere Admins
Mitarbeiter können standardmäßig nur kontrollieren (Mandate, Rechnungsstatus, Suche) — Sichtbarkeit lässt sich unten pro Mitarbeiter feiner einstellen. Admins haben vollen Zugriff auf alles, inkl. Verwaltung.
Bequemer, aber schwächer als der Code aus
der App — und ohne Wiederherstellungscodes. Wenn Sie es einschalten, koppeln Sie
das Handy gleich nach dem Anlegen, solange die Person noch neben Ihnen steht.
Später kommt sie dafür eigens wieder — und meistens gar nicht.
Wiederherstellungscode für diesen Nutzer — jetzt notieren, wird nicht erneut angezeigt. Weitergeben, falls das Passwort vergessen wird.
Berichte & Erinnerungen
Was an die oben eingetragene Adresse für Berichte geht — und wie oft. Voreingestellt ist: nichts.
Rücklastschriften, abgelaufene Zugänge, Auffälligkeiten — gebündelt und höchstens einmal pro Stunde, damit aus einem hektischen Vormittag nicht dreißig E-Mails werden.
Verschickte SMS
Alles, was dieses Programm per SMS an Nutzer und Kunden geschickt hat — Einmalcodes für die Anmeldung, Zugangsdaten für den Kundenzugang, Zahlungserinnerungen. Gezählt wird in Teilen, nicht in Nachrichten: der Anbieter rechnet so ab. 160 Zeichen sind ein Teil; eine längere Nachricht wird geteilt und kostet entsprechend mehr.
Die letzten zehn im Einzelnen
Anmelde-Historie
Anmeldungen sind Personendaten der Mitarbeiter und dienen der Sicherheit — sie dürfen gelöscht werden. Dass gelöscht wurde, wird im Upload-Protokoll vermerkt.
Aufbewahrungsfristen
Wie lange die Protokolle bleiben. Der nächtliche Lauf entfernt danach, was älter ist. Die Fristen haben verschiedene Gründe und gehören deshalb nicht auf denselben Wert.
Personendaten der Mitarbeiter. Üblich sind 6 bis 12 Monate.
Dasselbe für den Kundenzugang.
Nachweis für die Buchführung. § 147 AO verlangt 8 bis 10 Jahre — kürzer heißt, dass es bei einer Prüfung fehlt.
Beleg dafür, dass ein Kunde dem Mailversand zugestimmt oder widersprochen hat.
Anmeldungen von Kunden
Versuche am Kundenzugang. „unbekannt" heißt: Nummer und Nachname passen zu keinem Zugang, „code" heißt: falscher Zugangscode. Nach fünf Fehlversuchen sperrt der Zugang 30 Minuten.
Hochgeladene Dateien
Wer hat was wann erfasst.
Dieses Protokoll belegt, wer welchen Beleg erfasst und geändert hat, und gehört damit zum Nachweis für die Buchführung (GoBD, § 147 AO). Es lässt sich deshalb nicht vollständig löschen — der Knopf entfernt nur, was die eingestellte Aufbewahrungsfrist überschritten hat.